Fast jedes Unternehmen nutzt inzwischen KI — und fast keines hat aufgeschrieben, was dabei erlaubt ist und was nicht. Genau diese Lücke füllt eine interne Richtlinie: Sie sagt Ihrem Team, welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten niemals in ein KI-Fenster gehören und wer zuständig ist, wenn etwas schiefgeht.
Beantworten Sie unten acht Fragen. Sie erhalten sofort ein fertiges Word-Dokument, das Sie weiterschreiben können. Kostenlos, ohne Anmeldung. Alles läuft in Ihrem Browser — Ihre Angaben verlassen Ihr Gerät nicht.
Alle Felder sind bereits sinnvoll vorbelegt. Ändern Sie, was bei Ihnen anders ist — den Rest können Sie stehen lassen.
Steht im Titel und in jedem Abschnitt der Richtlinie.
Ab wann die Richtlinie im Haus gilt.
Name und Funktion. Diese Person entscheidet über neue Werkzeuge und nimmt Meldungen entgegen.
E-Mail oder Telefonnummer, unter der sie im Alltag erreichbar ist.
Ein Werkzeug je Zeile. Nennen Sie ruhig auch die kleinen Helfer — was nicht auf der Liste steht, gilt als nicht freigegeben.
Ein Punkt je Zeile. Die ersten beiden Zeilen betreffen Anwendungen, die nach der Verordnung als Hochrisiko gelten und daher nicht nebenbei eingeführt werden dürfen.
Wie Ihr Haus KI-Inhalte nach außen kenntlich macht. Ausführlich dazu: Kennzeichnungspflicht und fertige Kennzeichen.
Wichtigster Satz der ganzen Richtlinie: dass eine Meldung folgenlos bleibt. Sonst meldet niemand.
Dann erhält die Richtlinie einen zusätzlichen Abschnitt zur Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Bitte tragen Sie zuerst Ihren Firmennamen ein — er steht auf jeder Seite der Richtlinie.
Die Datei öffnet sich in Word und ist direkt bearbeitbar — Überschriften, Absätze und Aufzählungen bleiben erhalten. Für ein PDF nutzen Sie den zweiten Knopf und wählen im Druckdialog „Als PDF sichern“.
Die KI-Verordnung wird derzeit in mehreren Punkten nachjustiert. Wenn sich etwas ändert, das diese Richtlinie betrifft, schreiben wir Ihnen eine kurze Nachricht mit dem, was Sie anpassen sollten. Rein optional — Ihr Dokument haben Sie bereits.
Nur Hinweise zur Rechtslage, jederzeit abbestellbar. Keine Weitergabe an Dritte.
Damit Sie wissen, wo Sie nach dem Download stehen. Ehrlichkeit an dieser Stelle spart Ihnen später böse Überraschungen.
| Frage | Deckt die Richtlinie das ab? | Anmerkung |
|---|---|---|
| Wissen Ihre Mitarbeitenden, welche Werkzeuge erlaubt sind? | Ja | Die Liste der freigegebenen Werkzeuge ist der praktisch wichtigste Teil. |
| Ist geregelt, welche Daten nicht in eine KI gehören? | Ja | Drei Verbote: personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse, Daten Dritter unter Vertraulichkeit. |
| Ist eine verantwortliche Person benannt? | Ja | Mit Kontakt und Meldeweg, damit im Ernstfall niemand suchen muss. |
| Ist die Kennzeichnung nach Art. 50 geregelt? | Ja | Als hausinterne Regel. Die Umsetzung im Einzelfall bleibt Ihre Aufgabe. |
| Ist belegt, dass Ihr Team die Regeln kennt? | Nein | Eine Richtlinie in der Ablage ist kein Nachweis. Dafür braucht es Schulung und Kenntnisnahme. |
| Ist die KI-Kompetenz nach Art. 4 nachgewiesen? | Nein | Art. 4 verlangt Kompetenz-Maßnahmen, nicht nur ein Regelwerk. Der Nachweis läuft je Person. |
| Ist Ihr Unternehmen damit konform? | Nein | Konformität hängt zusätzlich davon ab, welche Systeme Sie einsetzen und in welcher Risikoklasse diese liegen. |
Art. 4 (KI-Kompetenz) gilt seit dem 2. Februar 2025. Wer KI im Betrieb einsetzt, muss dafür sorgen, dass die Menschen, die damit arbeiten, ein ausreichendes Verständnis dafür haben — was das System kann, wo es irrt und was das für ihre Arbeit bedeutet.
Art. 50 (Transparenz und Kennzeichnung) gilt seit dem 2. August 2026. Seither müssen KI-erzeugte Inhalte, die für echt gehalten werden könnten, gekennzeichnet werden, und Menschen müssen erfahren, wenn sie mit einer KI sprechen.
Beide Pflichten treffen auch kleine Unternehmen. Beide lassen sich mit überschaubarem Aufwand erfüllen — vorausgesetzt, es ist aufgeschrieben und im Haus bekannt.
Das ist der Unterschied, an dem die meisten Unternehmen scheitern: Ein Dokument in der Ablage beweist nichts. Gefragt wird nach dem Beleg — wer wurde wann geschult, wer hat die Regeln zur Kenntnis genommen, und lässt sich das vorzeigen, ohne drei Tage zu suchen.
Genau das erzeugt das KlarComply-Abo: eine Schulung mit prüfbarem Zertifikat je Person, ein Kenntnisnahme-Protokoll zu Ihrer Richtlinie und eine druckbare Nachweis-Akte, die Sie im Ernstfall auf den Tisch legen. Die Richtlinie, die Sie gerade erzeugt haben, hinterlegen Sie dort einmal — sie erscheint dann automatisch in der Schulung aller Mitarbeitenden.
Erst einmal kostenlos prüfen: Wo stehen Sie? · 10 Fragen, 2 Minuten, ohne Anmeldung
Rechtlicher Hinweis: Diese Seite und das erzeugte Dokument geben allgemeine Hinweise zur Umsetzung der Verordnung (EU) 2024/1689 und stellen keine Rechtsberatung dar. Die Vorlage ersetzt keine anwaltliche Prüfung des Einzelfalls und stellt für sich genommen keine Konformität her. Passen Sie sie an Ihr Unternehmen an, bevor Sie sie in Kraft setzen. Bestehen Mitbestimmungsrechte, ist der Betriebsrat zu beteiligen.
Quellen: Art. 4 KI-VO · Art. 50 KI-VO · Volltext auf EUR-Lex