AI is in het dagelijks werk aangekomen, de schriftelijke regels daarvoor vaak niet. Precies dat gat vult een intern beleid: het vertelt uw team welke hulpmiddelen zijn vrijgegeven, welke gegevens nooit in een AI-venster horen en wie verantwoordelijk is als er iets misgaat.
Beantwoord hieronder acht vragen. U krijgt direct een afgerond Word-document waaraan u verder kunt schrijven. Gratis, zonder aanmelding. Alles draait in uw browser — uw gegevens verlaten uw apparaat niet.
Alle velden zijn al zinvol ingevuld. Wijzigt u wat bij u anders is — de rest kunt u laten staan.
Staat in de titel en in elk hoofdstuk van het beleid.
Vanaf wanneer het beleid binnen het bedrijf geldt.
Naam en functie. Deze persoon beslist over nieuwe hulpmiddelen en neemt meldingen in ontvangst.
E-mailadres of telefoonnummer waarop deze persoon dagelijks bereikbaar is.
Eén hulpmiddel per regel. Noemt u gerust ook de kleine helpers — wat niet op de lijst staat, geldt als niet vrijgegeven.
Eén punt per regel. De eerste twee regels betreffen toepassingen die de verordening als hoog risico aanmerkt en die daarom niet terloops mogen worden ingevoerd.
Hoe uw bedrijf AI-inhoud naar buiten toe kenbaar maakt. Uitgebreid daarover: kenmerkingsplicht en kant-en-klare kenmerken.
De belangrijkste zin van het hele beleid: dat een melding zonder gevolgen blijft. Anders meldt niemand iets.
Dan krijgt het beleid een extra hoofdstuk over het instemmingsrecht van de ondernemingsraad op grond van artikel 27 WOR.
Vult u eerst uw bedrijfsnaam in — die staat op elke pagina van het beleid.
Het bestand opent in Word en is direct te bewerken — koppen, alinea’s en opsommingen blijven behouden. Voor een pdf gebruikt u de tweede knop en kiest u in het afdrukvenster „Opslaan als pdf”.
De AI-verordening wordt op meerdere punten bijgesteld. Verandert er iets dat dit beleid raakt, dan sturen wij u een kort bericht met wat u zou moeten aanpassen. Volledig optioneel — uw document heeft u al.
Alleen berichten over de rechtssituatie, op elk moment opzegbaar. Geen verstrekking aan derden.
Zodat u weet waar u na de download staat. Eerlijkheid op dit punt bespaart u later vervelende verrassingen.
| Vraag | Dekt het beleid dat af? | Opmerking |
|---|---|---|
| Weten uw medewerkers welke hulpmiddelen zijn toegestaan? | Ja | De lijst met vrijgegeven hulpmiddelen is in de praktijk het belangrijkste deel. |
| Is geregeld welke gegevens niet in een AI horen? | Ja | Drie verboden: persoonsgegevens, bedrijfsgeheimen, gegevens van derden onder geheimhouding. |
| Is een verantwoordelijke persoon aangewezen? | Ja | Met contactgegevens en meldroute, zodat niemand hoeft te zoeken als het erop aankomt. |
| Is de kenmerking op grond van artikel 50 geregeld? | Ja | Als interne regel. De toepassing in het concrete geval blijft uw taak. |
| Is aangetoond dat uw team de regels kent? | Nee | Een beleid in de map is geen bewijs. Daarvoor zijn training en kennisname nodig. |
| Is de AI-geletterdheid op grond van artikel 4 aangetoond? | Nee | Artikel 4 verlangt maatregelen voor geletterdheid, niet alleen een regelwerk. Het bewijs loopt per persoon. |
| Is uw bedrijf daarmee conform? | Nee | Conformiteit hangt daarnaast af van welke systemen u gebruikt en in welke risicoklasse die vallen. |
Artikel 4 (AI-geletterdheid) geldt sinds 2 februari 2025. Wie AI in het bedrijf inzet, moet ervoor zorgen dat de mensen die ermee werken er voldoende begrip van hebben — wat het systeem kan, waar het zich vergist en wat dat voor hun werk betekent.
Artikel 50 (transparantie en kenmerking) geldt sinds 2 augustus 2026. Sindsdien moeten door AI gegenereerde inhouden die voor echt kunnen worden gehouden, worden gekenmerkt, en moeten mensen weten wanneer zij met een AI spreken.
Beide plichten gelden ook voor kleine bedrijven. Beide zijn met overzichtelijke inspanning te vervullen — mits het is opgeschreven en binnen het bedrijf bekend is.
Nee. Een beleid is een bouwsteen, geen conformiteit. Het regelt het gedrag binnen het bedrijf. Of uw onderneming de verordening als geheel naleeft, hangt daarnaast af van welke AI-systemen u gebruikt, in welke risicoklasse die vallen en of uw medewerkers de vereiste AI-geletterdheid kunnen aantonen.
Nee. De generator draait volledig in uw browser. Bedrijfsnaam, namen en tools verlaten uw apparaat niet. Het bestand ontstaat lokaal en wordt lokaal opgeslagen.
In het Duits, Engels of Nederlands. De taal van de pagina bepaalt de taal van het gegenereerde document: titel, onderdelen, handtekeningregel en juridische opmerking verschijnen in de gekozen taal. Het onderdeel over medezeggenschap wordt aangepast aan het betreffende rechtsstelsel.
Als Word-document. Het opent in Microsoft Word, LibreOffice en Google Docs en is direct bewerkbaar, met koppen, alinea’s en opsommingen. U kunt het beleid ook via de afdrukfunctie als pdf uitvoeren.
Nee. Het sjabloon vormt geen juridisch advies. Het is bedoeld als uitgangspunt en moet worden aangepast aan de situatie van uw onderneming. Bij medezeggenschap, gegevensbescherming en hoog-risicotoepassingen is deskundige toetsing raadzaam.
Dat is het verschil waarop de meeste bedrijven stuklopen: een document in de map bewijst niets. Gevraagd wordt naar het bewijs — wie is wanneer getraind, wie heeft de regels ter kennis genomen, en is dat te tonen zonder drie dagen te zoeken.
Precies dat levert het KlarComply-abonnement op: een training met een verifieerbaar certificaat per persoon, een kennisnameprotocol bij uw beleid en een afdrukbaar bewijsdossier dat u zo nodig op tafel legt. Het beleid dat u zojuist heeft gegenereerd, plaatst u daar eenmalig in — het verschijnt dan automatisch in de training van alle medewerkers.
Eerst gratis toetsen: waar staat u? · 10 vragen, 2 minuten, zonder aanmelding
Juridische opmerking: deze pagina en het gegenereerde document geven algemene aanwijzingen voor de uitvoering van Verordening (EU) 2024/1689 en vormen geen juridisch advies. Het sjabloon vervangt geen juridische toetsing van het concrete geval en levert op zichzelf geen conformiteit op. Past u het aan uw bedrijf aan voordat u het in werking laat treden. Bestaat er een ondernemingsraad met instemmingsrecht, dan moet deze worden betrokken.
Bronnen: Verordening (EU) 2024/1689 — volledige tekst op EUR-Lex (artikel 4, artikel 50)