Klantgegevens in een AI-tool: wat er nu moet gebeuren

Het is gebeurd: iemand heeft een klantenlijst, een sollicitatiebrief of een gespreksverslag in een openbare AI-tool geplakt. Dat is geen ramp en in de meeste gevallen beheersbaar — maar de klok loopt. Deze pagina is geschreven als handelingsaanwijzing, niet als beschouwing.

Door Patrick de Kathen, Oprichter van KlarComply · Vakinhoudelijk getoetst op 2 augustus 2026

Stap 1: is er überhaupt sprake van een meldplichtig incident?

Niet elke verkeerde invoer is een datalek. Toets twee vragen na elkaar.

Vraag A: waren er persoonsgegevens bij betrokken?

Is er alleen een geanonimiseerde calculatie of een producttekst ingevoerd, dan is er geen inbreuk in verband met persoonsgegevens. Dan blijft eventueel het onderwerp bedrijfsgeheimen over, zie bedrijfsgeheimen en AI — maar de 72-uurstermijn loopt niet.

Vraag B: is er een inbreuk in de zin van artikel 4 punt 12 AVG?

Die bepaling omvat elke inbreuk op de beveiliging die leidt tot ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens. Worden klantgegevens ingevoerd in een tool waarvoor geen houdbare grondslag en geen verwerkersovereenkomst bestaat, dan is dat in de regel een ongeoorloofde verstrekking aan de aanbieder. Daarmee is er een inbreuk — ook als niemand de gegevens heeft gelezen.

Stap 2: risico beoordelen

Artikel 33 lid 1 AVG verlangt melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Let op de formulering: melden is het uitgangspunt, afzien is de uitzondering, en die uitzondering moet u onderbouwen.

Factor	Verhoogt het risico	Verlaagt het risico
Soort gegevens	gezondheid, financiën, sollicitaties, bijzondere categorieën uit art. 9	naam en zakelijk adres zonder verdere gegevens
Omvang	volledige klantenlijst, veel betrokkenen	één persoon, één gegeven
Contractuele situatie	privé-account, geen afspraak	zakelijk contract met verwerkersovereenkomst, training uitgezet
Waar de gegevens blijven	gespreksgeschiedenis niet te verwijderen, bewaring onduidelijk	geschiedenis verwijderd, verwijdering bevestigd, korte bewaartermijn
Identificeerbaarheid	volledige namen met contactgegevens	pseudoniemen of plaatsaanduidingen, geen herleiding mogelijk

Leg de afweging vast in vijf tot tien zinnen. Die afweging is bij een latere controle belangrijker dan de uitkomst, omdat zij laat zien dat u hebt beoordeeld en niet gegokt.

Stap 3: de 72 uur

Artikel 33 lid 1 AVG: de melding vindt zonder onredelijke vertraging plaats en zo mogelijk binnen 72 uur nadat de verwerkingsverantwoordelijke kennis heeft genomen van de inbreuk. Vier punten worden daarbij stelselmatig verkeerd begrepen:

• De termijn begint bij de kennisname, niet bij het incident. Gebeurt de invoer op vrijdag en hoort de directie het op dinsdag, dan begint de termijn op dinsdag. „Kennis” betekent daarbij die van de verwerkingsverantwoordelijke, dus van de onderneming — niet die van de individuele medewerker.
• De termijn loopt in kalendertijd. Weekenden en feestdagen tellen mee. Kennisname op donderdagmiddag betekent zondagmiddag.
• 72 uur is de bovengrens, niet het doel. De bepaling zegt „zonder onredelijke vertraging”. Wie na vier uur alles weet, meldt niet pas op de derde dag.
• Een late melding is beter dan geen melding. Op grond van artikel 33 lid 1, tweede volzin, moet bij vertraging een motivering worden gevoegd. Dat is uitdrukkelijk voorzien.

Wat er in de melding hoort (artikel 33 lid 3)

1. De aard van de inbreuk, zo mogelijk met de categorieën en het bij benadering aantal betrokkenen en betrokken persoonsgegevens
2. Naam en contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander aanspreekpunt
3. De waarschijnlijke gevolgen
4. De genomen of voorgestelde maatregelen om de inbreuk aan te pakken en de gevolgen te beperken

Zijn niet alle gegevens beschikbaar, meld dan tijdig met de bekende stand en vul later aan — artikel 33 lid 4 laat dat uitdrukkelijk toe. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt daarvoor een online meldloket beschikbaar.

Stap 4: moeten de betrokkenen worden geïnformeerd?

Artikel 34 AVG verlangt mededeling aan de betrokkenen wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor hun rechten en vrijheden. De drempel ligt dus hoger dan bij de melding aan de toezichthouder.

De mededeling vervalt onder meer wanneer de gegevens door passende maatregelen — bijvoorbeeld versleuteling — onbegrijpelijk zijn voor onbevoegden, wanneer latere maatregelen het hoge risico uitsluiten, of wanneer individuele mededeling een onevenredige inspanning zou vergen; dan komt een openbare mededeling ervoor in de plaats.

Bij een typische verkeerde invoer van enkele klantgegevens in een AI-tool is een hoog risico vaak te ontkennen — vaak, niet altijd. Bij gezondheidsgegevens, sollicitatiestukken of financiële gegevens ziet de beoordeling er anders uit. Bent u onzeker, overleg dan met de Autoriteit Persoonsgegevens; die kan de mededeling op grond van artikel 34 lid 4 sowieso opleggen.

Stap 5: opruimen bij de aanbieder

Naast de juridische beoordeling loopt de technische schadebeperking. Vier stappen, in deze volgorde:

1. Gespreksgeschiedenis verwijderen — nadat u het bewijs hebt veiliggesteld.
2. Gebruik van de invoer voor modelverbetering uitzetten, als dat aan stond. Dat werkt niet met terugwerkende kracht, maar voorkomt voortzetting.
3. Verwijdering bij de aanbieder aanvragen, via het privacycontact. Vraag om een schriftelijke bevestiging — die is een sterk punt in de melding en in de vastlegging.
4. Het antwoord vastleggen, ook als het uitblijft. De poging telt mee in de beoordeling.

Stap 6: vastleggen — ook als u niet meldt

Artikel 33 lid 5 AVG verlangt dat u alle inbreuken documenteert, met inbegrip van de feiten, de gevolgen en de genomen corrigerende maatregelen. Dat geldt ongeacht of er is gemeld. De vastlegging moet de toezichthouder in staat stellen de naleving te controleren.

Praktisch betekent dat: een incidentregister met één regel per geval en een dossier per geval. De meest gemaakte fout bij controles is niet de nagelaten melding, maar het ontbreken van vastlegging van de gevallen waarin bewust niet is gemeld.

Verdere plichten die er in een concreet geval bij kunnen komen

• Contractuele informatieplicht. Controleer klantcontracten en geheimhoudingsovereenkomsten — veel bevatten een eigen meldtermijn die korter kan zijn dan 72 uur.
• Rol als verwerker. Bent u zelf verwerker voor de klant, dan geldt artikel 33 lid 2 AVG: u meldt onverwijld aan de verwerkingsverantwoordelijke, niet aan de toezichthouder.
• Ondernemingsraad. Waren er gegevens van werknemers bij betrokken, dan is informeren van de ondernemingsraad in de regel aangewezen — zie AI en de ondernemingsraad.
• AI-verordening. Een algemene incidentmeldplicht voor gebruiksverantwoordelijken bestaat niet; de meldplicht bij ernstige incidenten van artikel 73 betreft aanbieders van hoogrisicosystemen. Voor het hier beschreven geval is zij in de regel niet van toepassing.

Drie varianten en hun gebruikelijke beoordeling

Om de abstracte toets tastbaar te maken — zonder dat deze indeling uw eigen beoordeling vervangt:

Situatie	Gebruikelijke beoordeling
Eén klantnaam met bedrijfsadres, ingevoerd in een tool met zakelijk contract en uitgezette training	Inbreuk eerder te ontkennen of risico zeer gering; vastleggen, melding meestal niet nodig — onderbouwing wel opschrijven
Een klantenlijst met vijftig namen, e-mailadressen en omzetten in een privé gratis account	Inbreuk staat vast, risico niet uit te sluiten; melding op grond van artikel 33 in de regel aangewezen
Een volledige sollicitatiebrief met cv in een privé-account	Inbreuk staat vast; risico verhoogd door de aard van de gegevens, mededeling op grond van artikel 34 serieus te overwegen

De grenzen lopen vloeiend, en de beoordeling is niet in elk geval eenduidig. Twijfelt u, meld dan — een melding die achteraf niet nodig blijkt, heeft geen sanctie tot gevolg. Een nagelaten melding die wel nodig was, wel.

Nazorg: de eigenlijke waarde van het incident

Elk gemeld incident laat een hiaat zien dat vooraf niemand kon zien. Vier vragen, een week later:

1. Waarom is deze tool gebruikt? Ontbreekt er een vrijgegeven alternatief? Dan is het incident een inkoopthema, geen disciplinethema — zie schaduw-AI in het bedrijf.
2. Was de regel bekend en begrijpelijk? „Geen gevoelige gegevens” is geen regel maar een gevoel. Concrete voorbeelden werken.
3. Bestond er een toegestane weg? Was de oplossing met plaatsaanduidingen niet bekend, dan was de instructie te abstract.
4. Hoe lang duurde de melding? Van de invoer tot de kennisname door de leiding. Alles boven één dag wijst erop dat de meldroute niet als gevolgloos wordt ervaren.

Verwerk de uitkomst in het AI-beleid en in de instructie. Een incident waar een regel uit voortkomt, heeft zichzelf terugverdiend.

Of die meldroute bij u bestaat, is een van de punten in de gratis quick-check. Loopt u in dezelfde ronde de externe kanalen na, dan vindt u onder AI-labels de passende meldingen voor chatvensters en AI-beelden.

Veelgestelde vragen

Een medewerker heeft klantgegevens in ChatGPT ingevoerd — wat moet er eerst gebeuren?

De feiten schriftelijk vastleggen, bewijs veiligstellen met schermafbeeldingen, verdere invoer stoppen, de functionaris voor gegevensbescherming betrekken en het tijdstip van kennisname noteren. Vanaf die kennisname loopt de termijn van artikel 33 AVG. Niet sanctioneren — anders wordt het volgende geval niet gemeld.

Vanaf wanneer lopen de 72 uur?

Vanaf het moment waarop de verwerkingsverantwoordelijke kennis krijgt van de inbreuk, niet vanaf het incident zelf. De termijn loopt in kalendertijd; weekenden en feestdagen tellen mee. 72 uur is de bovengrens — de bepaling verlangt melding zonder onredelijke vertraging.

Moeten wij het incident altijd melden?

Melden is het uitgangspunt. Het vervalt op grond van artikel 33 lid 1 AVG alleen wanneer het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Die inschatting moet u onderbouwen en vastleggen — de onderbouwing is bij een controle belangrijker dan de uitkomst.

Moeten wij de betrokken klanten informeren?

Alleen bij een waarschijnlijk hoog risico, artikel 34 AVG. De drempel ligt hoger dan bij de melding aan de toezichthouder. Bij losse contactgegevens is een hoog risico vaak te ontkennen, bij gezondheids-, sollicitatie- of financiële gegevens eerder niet. De Autoriteit Persoonsgegevens kan de mededeling opleggen.

Volstaat het om de gespreksgeschiedenis te verwijderen?

Dat is een noodzakelijke stap, maar geen volledig herstel. Vraag daarnaast verwijdering aan bij de aanbieder en laat die schriftelijk bevestigen. Zeg niemand een volledige verwijdering uit een reeds getraind model toe — die is in de regel niet toe te zeggen.

Moeten wij het incident ook vastleggen als wij niet melden?

Ja. Artikel 33 lid 5 AVG verlangt vastlegging van alle inbreuken, met de feiten, de gevolgen en de corrigerende maatregelen, ongeacht de melding. De meest gemaakte fout bij controles is niet de nagelaten melding, maar het ontbreken van vastlegging van de gevallen waarin bewust niet is gemeld.

Ontstaat er ook een meldplicht op grond van de AI-verordening?

In de regel niet. De meldplicht bij ernstige incidenten van artikel 73 van de AI-verordening richt zich tot aanbieders van hoogrisicosystemen. Voor gebruikende bedrijven is zij in het hier beschreven geval niet van toepassing; bepalend zijn artikel 33 en 34 AVG.