AI en de ondernemingsraad: wanneer instemming nodig is en hoe de afspraak eruitziet

Waar een ondernemingsraad bestaat, is de invoering van AI-tools bijna altijd instemmingsplichtig. Dat is geen formaliteit: zonder instemming kan het besluit nietig zijn zodra de raad zich daar binnen een maand schriftelijk op beroept. Het is tegelijk de gelegenheid om een regel te krijgen die in het bedrijf werkelijk wordt gedragen.

Door Patrick de Kathen, Oprichter van KlarComply · Vakinhoudelijk getoetst op 2 augustus 2026

De kernbepaling: artikel 27 WOR

De ondernemer heeft de instemming van de ondernemingsraad nodig voor elk voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van de regelingen die artikel 27 lid 1 WOR opsomt. Voor AI zijn daarvan twee onderdelen bepalend, en ze werken naast elkaar:

Onderdeel	Waar het over gaat	Waarom AI eronder valt
Artikel 27 lid 1 onder l	een regeling inzake voorzieningen die zijn gericht op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen	De kernbepaling. Vrijwel elke AI-tool met persoonlijke gebruikersaccounts legt vast wie wanneer welke opdracht gaf
Artikel 27 lid 1 onder k	een regeling omtrent het verwerken en het beschermen van persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen	AI-tools verwerken vrijwel altijd gegevens van medewerkers, al was het maar via logbestanden
Artikel 27 lid 1 onder e en g	aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid; personeelsbeoordeling	Raakt AI in werving, selectie en beoordeling
Artikel 27 lid 1 onder d	arbeidsomstandigheden	Relevant wanneer AI het werktempo of de taaktoedeling stuurt

Het rechtsgevolg dat u moet kennen: nietigheid

Adviesrecht: artikel 25 WOR

Naast instemming bestaat het adviesrecht. Artikel 25 WOR verlangt dat de ondernemingsraad in de gelegenheid wordt gesteld advies uit te brengen over belangrijke besluiten, waaronder de invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening en belangrijke wijzigingen in de organisatie of in de verdeling van bevoegdheden.

Twee kenmerken maken dit recht in de praktijk lastig:

• Het advies moet op een zodanig tijdstip worden gevraagd dat het van wezenlijke invloed kan zijn. Wie de ondernemingsraad pas met een getekend contract informeert, heeft die trap overgeslagen — en begint het gesprek met een verwijt in plaats van met een onderwerp.
• Wijkt het besluit af van het advies, dan geldt een opschortingstermijn van een maand waarin de ondernemingsraad beroep kan instellen bij de Ondernemingskamer van het gerechtshof Amsterdam.

Een grootschalige AI-invoering die processen en functies raakt, is als regel zowel advies- als instemmingsplichtig. Behandel beide sporen in één traject; dat scheelt maanden.

De deskundige: artikel 16 WOR

De ondernemingsraad kan op grond van artikel 16 WOR een of meer deskundigen uitnodigen om een vergadering bij te wonen en advies uit te brengen. Bij AI is dat geen luxe: een raad die niet kan beoordelen welke logbestanden een systeem maakt, kan het instemmingsverzoek niet inhoudelijk behandelen — en stemt dan niet in.

De kosten komen op grond van artikel 22 WOR voor rekening van de ondernemer, mits deze vooraf van de kosten in kennis is gesteld. Onze ervaring: één deskundigenzitting vooraf is goedkoper dan twee extra onderhandelingsrondes.

Waar de ondernemingsraad niet over gaat

Deze afbakening hoort in het eerste gesprek, omdat zij beide partijen tijd bespaart.

• De ondernemersbeslissing als zodanig. Óf er überhaupt AI wordt ingezet, beslist de ondernemer. Instemming gaat over het hoe: doelbinding, logbestanden, bewaartermijnen, analyseverbod.
• De keuze van de aanbieder kent geen eigen instemmingsrecht — al werkt zij indirect wel door, omdat een aanbieder die bepaalde instellingen niet toelaat, feitelijk afvalt.
• Economische vragen als prijs en contractduur.
• Gebruik zonder enige herleidbaarheid tot personen. Maakt een tool geen gegevens die aan individuele medewerkers zijn toe te rekenen, dan is de geschiktheid voor controle twijfelachtig. Die situatie is echter zeldzamer dan zij klinkt, en of anoniem gezamenlijk gebruik het kenmerk werkelijk uitsluit, is betwist.

Het traject dat werkt

1. Vroege informatie. Zodra de invoering wordt overwogen, niet pas als zij is besloten. Een notitie van twee pagina's volstaat: wat moet de tool doen, welke afdelingen raakt het, welke gegevens ontstaan.
2. Gezamenlijke inventarisatie. Welke logbestanden maakt het systeem, wie kan ze zien, hoe lang worden ze bewaard? Die drie vragen bepalen negentig procent van het gesprek. Haal de antwoorden vooraf bij de aanbieder — schriftelijk.
3. Concept van het convenant. Wie het eerste concept schrijft, bepaalt de uitkomst. Een redelijk concept versnelt meer dan een maximaal concept.
4. Overleg. Reken op twee tot vier overlegvergaderingen voor één tool, op meer voor een raamafspraak.
5. Instemming, bekendmaking, instructie. De afspraak werkt pas als het personeel haar kent.
6. Evaluatie. Een afspraak om na zes maanden bij te stellen haalt de druk van het overleg om nu alles meteen perfect te regelen.

Het AI-convenant: twaalf bouwstenen

1. Reikwijdte — persoonlijk, ruimtelijk, inhoudelijk; welke tools vallen eronder
2. Doelomschrijving — waarvoor de tool wordt ingezet, uitdrukkelijk limitatief geformuleerd
3. Doelbinding en analyseverbod — de kern: geen controle op gedrag of prestaties, geen analyse op persoonsniveau zonder concrete aanleiding en betrokkenheid van de raad
4. Loggegevens — welke ontstaan, wie heeft toegang, bewaartermijn, automatische verwijdering
5. Verbod op geautomatiseerde besluitvorming — verwijzing naar artikel 22 AVG; besluiten over personen worden door mensen genomen
6. Toegestane en verboden invoer — concreet, met voorbeelden uit het eigen bedrijf
7. Labeling van AI-gegenereerde inhoud naar buiten en intern
8. Scholing — recht op instructie, omvang, vrijstelling van werk
9. Betrokkenheid bij nieuwe tools — verkorte procedure met termijn
10. Omgang met fouten — meldroute, uitdrukkelijke sanctievrijheid van de eigen melding
11. Controlerechten van de ondernemingsraad — inzage in configuratie en analyses, zonder toegang tot inhoud van derden
12. Looptijd, opzegging, nawerking, evaluatiemoment

Wat er gebeurt zonder betrokkenheid

De gevolgen zijn aanzienlijk, en ze treffen niet de ondernemingsraad.

• Nietigheid. Het besluit is nietig zodra de raad zich daar binnen een maand schriftelijk op beroept. Dat treft een tool die al is uitgerold, midden in de bedrijfsvoering.
• Verbod op uitvoering. De ondernemingsraad kan de kantonrechter vragen de ondernemer te verplichten zich van verdere uitvoering te onthouden en handelingen ongedaan te maken.
• Beroep bij de Ondernemingskamer. Bij een adviesplichtig besluit dat afwijkt van het advies, kan de raad binnen een maand beroep instellen; de Ondernemingskamer kan de ondernemer opdragen het besluit in te trekken en de gevolgen ervan ongedaan te maken.
• Bewijs in een arbeidsrechtelijke procedure. Of gegevens die met een instemmingsplichtig maar niet ingestemd systeem zijn verkregen, in een procedure mogen worden gebruikt, is betwist en wordt niet eenduidig beantwoord. Daar moet niemand op bouwen.
• Privacyrechtelijk gevolg. Een verwerking die het gedrag van werknemers registreert zonder dat de vereiste medezeggenschap is doorlopen, is bij een belangenafweging op grond van artikel 6 lid 1 onder f AVG moeilijk te verdedigen. De Autoriteit Persoonsgegevens kijkt daar wel degelijk naar.

Het bijzondere geval: hoog risico

AI-systemen op het gebied van werkgelegenheid — voorselectie van sollicitaties, prestatiebeoordeling, taaktoewijzing, besluiten over bevordering — vallen op grond van bijlage III bij de AI-verordening in de hoogrisicocategorie. Daarvoor gaan aanvullende verplichtingen gelden; de bijbehorende termijnen zijn door de Digital Omnibus verschoven naar 2 december 2027 respectievelijk 2 augustus 2028.

Voor de medezeggenschap verandert dat uitstel niets: artikel 27 WOR geldt vandaag. Voert u zo'n systeem in, dan komen beide niveaus samen — ondernemingsraad nu, verplichtingen uit de AI-verordening later. De indeling moet u desondanks meteen maken en vastleggen, zie risicocategorieën indelen.

De AI-verordening kent bovendien een eigen informatieplicht: zetten gebruiksverantwoordelijken een hoogrisico-AI-systeem in op de werkplek, dan informeren zij vooraf de betrokken werknemers en hun vertegenwoordigers. Die plicht komt naast de medezeggenschapsrechtelijke; zij vervangt haar niet.

Als er geen ondernemingsraad is

Een ondernemingsraad is verplicht vanaf vijftig in de onderneming werkzame personen. Daaronder vervalt het instemmingsrecht van artikel 27 niet zomaar in het luchtledige:

• Personeelsvertegenwoordiging. Bij tien tot vijftig werkzame personen kan een personeelsvertegenwoordiging zijn ingesteld; die heeft op grond van artikel 35c WOR onder meer instemmingsrecht op het terrein van de arbeidsomstandigheden, de werktijden en de vakantieregeling. Is er geen vertegenwoordiging, dan geldt de personeelsvergadering, die ten minste tweemaal per jaar bijeenkomt en over belangrijke besluiten moet worden geraadpleegd.
• Het privacyrecht geldt ongewijzigd. Loggegevens van werknemers zijn persoonsgegevens. Doelbinding, bewaartermijnen en transparantie op grond van artikel 13 AVG moeten worden geregeld — alleen eenzijdig in plaats van onderhandeld.
• De AI-verordening verlangt informatie. Vóór de inzet van een hoogrisicosysteem op de werkplek moeten de betrokken werknemers worden geïnformeerd. Die plicht hangt niet aan het bestaan van een vertegenwoordiging.
• Draagvlak ontstaat niet vanzelf. Wat een ondernemingsraad anders afdwingt — doelbinding, analyseverbod, bewaartermijnen — kunt u vrijwillig in het beleid opnemen. Wie medewerkers zegt dat hun invoer niet voor beoordeling wordt gebruikt, krijgt gebruik dat in de openheid plaatsvindt.

Wordt later alsnog een ondernemingsraad ingesteld, dan is een reeds netjes vastgelegde regeling het beste vertrekpunt voor het overleg — en bespaart het de reparatie achteraf van een draaiend systeem.

Wat u niet nodig hebt

• Geen apart convenant voor elke afzonderlijke tool. Een raamafspraak met bijlagen volstaat en is sneller.
• Geen advocaat bij elke vergadering. Voor de raamafspraak is juridische toetsing zinvol, voor de bijlagen zelden.
• Geen gang naar de kantonrechter als eerste stap. Vervangende toestemming vragen kost tijd en levert zelden iets op wat niet ook te bespreken was geweest.
• Geen discussie over de geschiktheid tot controle. Die discussie is bij een tool met persoonlijke accounts vrijwel altijd verloren en kost twee weken vertrouwen.

Waar een ondernemingsraad bestaat, is betrokkenheid overigens ook zonder dwang verstandig: een samen ontwikkelde regel wordt gedragen, een opgelegde regel wordt omzeild. Hoe zo'n regel is opgebouwd, staat onder AI-beleid schrijven; de labelvraag is met de gratis AI-labels in enkele minuten af te handelen. En waar u in totaal staat, laat de gratis quick-check zien.

Veelgestelde vragen

Moet de ondernemingsraad instemmen met de invoering van AI?

In de regel wel. Artikel 27 lid 1 onder l WOR geldt voor regelingen inzake voorzieningen die zijn gericht op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers. De enkele geschiktheid volstaat; een controlebedoeling is niet vereist. Vrijwel elke AI-tool met persoonlijke gebruikersaccounts voldoet aan dat kenmerk. Daarnaast geldt onderdeel k voor de verwerking en bescherming van persoonsgegevens van werknemers.

Wat gebeurt er als wij de ondernemingsraad passeren?

Het besluit is op grond van artikel 27 lid 5 WOR nietig, mits de ondernemingsraad daar binnen een maand schriftelijk een beroep op doet. Nietig betekent dat het besluit nooit rechtsgeldig heeft bestaan. De raad kan de kantonrechter bovendien vragen de ondernemer te verplichten zich van uitvoering te onthouden. Bij een adviesplichtig besluit kan de raad beroep instellen bij de Ondernemingskamer.

Wanneer moet de ondernemingsraad worden geïnformeerd?

Bij een belangrijke technologische voorziening geldt het adviesrecht van artikel 25 WOR, en het advies moet worden gevraagd op een tijdstip waarop het nog van wezenlijke invloed kan zijn. Wie de raad pas met een getekend contract informeert, heeft die trap overgeslagen en begint het overleg met een conflict in plaats van met een onderwerp.

Wat hoort er in een AI-convenant met de ondernemingsraad?

Reikwijdte, limitatieve doelomschrijving, doelbinding en analyseverbod, de regeling van loggegevens met bewaartermijnen, een verbod op geautomatiseerde besluitvorming over personen, toegestane en verboden invoer, labeling, scholing, een verkorte procedure voor nieuwe tools, de omgang met fouten, controlerechten van de raad en de looptijd met een evaluatiemoment.

Mag de ondernemingsraad een deskundige inschakelen?

Ja. Op grond van artikel 16 WOR kan de raad een of meer deskundigen uitnodigen voor een vergadering en om advies. De kosten komen op grond van artikel 22 WOR voor rekening van de ondernemer, mits deze vooraf van de kosten in kennis is gesteld. Bij AI is dat vaak de snelste route: een raad die de logbestanden niet kan beoordelen, stemt niet in.

Vervangt instemming van de ondernemingsraad een grondslag uit de AVG?

Nee. Instemming is medezeggenschapsrecht, geen verwerkingsgrondslag. Artikel 88 AVG laat lidstaten ruimte voor specifiekere arbeidsrechtelijke regels; Nederland heeft die ruimte via de Uitvoeringswet AVG beperkt ingevuld en kent geen bepaling die een afspraak met de ondernemingsraad tot grondslag verheft. U hebt beide nodig: instemming én een grondslag uit artikel 6 AVG.

Hebben wij voor elke nieuwe AI-tool een aparte afspraak nodig?

Nee, en het is ook niet werkbaar. Beproefd is een raamafspraak die de beginselen één keer regelt, aangevuld met bijlagen per tool via een verkorte procedure met een vaste termijn. Zo'n afspraak kan worden vastgelegd als ondernemingsovereenkomst in de zin van artikel 32 WOR. Zonder die constructie omzeilen de afdelingen de procedure.

Geldt het instemmingsrecht ook als wij alleen ChatGPT gebruiken?

Zodra het gebruik zakelijk is en via persoonlijke accounts loopt, ontstaan herleidbare gebruiksgegevens — daarmee is de geschiktheid voor controle in de regel gegeven. Of puur anoniem gezamenlijk gebruik zonder persoonlijke accounts dat kenmerk uitsluit, is betwist. Betrokkenheid is ook daarom verstandig, omdat de begeleidende gebruiksregel raakt aan de verwerking van persoonsgegevens van werknemers.

Wat geldt er in een bedrijf zonder ondernemingsraad?

Bij tien tot vijftig werkzame personen kan een personeelsvertegenwoordiging bestaan, met eigen instemmingsrechten op grond van artikel 35c WOR; anders geldt de personeelsvergadering. Het privacyrecht geldt onverkort, en de informatieplicht uit de AI-verordening bij hoogrisicosystemen op de werkplek hangt niet aan het bestaan van een vertegenwoordiging.