Vrijgaveproces voor AI-tools: beslissen in plaats van verbieden

Een vrijgaveproces is geen bureaucratie, maar het tegendeel ervan: het vervangt honderd losse beslissingen door één regel. En het is het enige werkzame middel tegen schaduw-AI — mits het sneller is dan de weg eromheen.

Door Patrick de Kathen, Oprichter van KlarComply · Vakinhoudelijk getoetst op 2 augustus 2026

Waarom een proces en geen lijst

Veel bedrijven beginnen met een lijst van toegestane tools. Dat werkt ongeveer vier weken. Dan verschijnt er een nieuwe tool die iemand voor zijn werk nodig heeft, die staat niet op de lijst, en de betrokkene gebruikt hem toch — omdat niemand weet aan wie hij het zou moeten vragen.

Een proces beantwoordt drie vragen blijvend: wie vraagt het aan wie? Waarop wordt beslist? En hoe lang duurt het? Ontbreekt een van die antwoorden, dan ontstaat schaduw-AI. Het derde antwoord wordt daarbij het vaakst vergeten en is het belangrijkste.

De drie banen: niet elke tool vraagt dezelfde toets

Eén uniforme volledige toets voor elke tool veroorzaakt file. Sorteer in plaats daarvan vooraf.

Baan	Wat erin valt	Werkwijze
Verzamelvrijgave	AI-functies in al getoetste standaardsoftware, mits er geen nieuwe gegevensstromen ontstaan — bijvoorbeeld formuleerhulp in het bestaande kantoorpakket	eenmalig principebesluit, regel in het register, geen losse aanvragen
Korte toets	tools zonder persoonsgegevens en zonder vertrouwelijke inhoud, bijvoorbeeld beeldgeneratoren voor illustraties	stap 1, 2, 5 en 7 van de toetslijst, meestal onder het half uur
Volledige toets	alles met persoonsgegevens, klantgegevens, calculaties, sollicitaties of koppeling aan interne systemen	alle zeven stappen, de functionaris voor gegevensbescherming wordt gehoord

De zeven toetsstappen

1. Doel en alternatief

Waarvoor precies moet de tool worden ingezet, en bestaat daarvoor al een vrijgegeven tool? Dat tweede deel handelt een aanzienlijk deel van de aanvragen af: in veel bedrijven draaien drie tools voor dezelfde taak, omdat drie afdelingen onafhankelijk van elkaar hebben gezocht.

2. Gegevenscategorieën

Welke gegevens gaan erin? Antwoord niet met „teksten”, maar met categorieën: klantnamen, contractgegevens, sollicitatiestukken, prijscalculaties, broncode, gezondheidsgegevens. Uit dat antwoord volgt of baan twee of baan drie geldt en of de functionaris voor gegevensbescherming moet worden betrokken.

3. Contract en account

Is er een zakelijk tarief? Wordt een verwerkersovereenkomst aangeboden? Wie is contractspartij? Wordt de invoer gebruikt voor modelverbetering, en is dat uit te zetten? Waar staan de gegevens? De privacyrechtelijke kant staat uitgewerkt onder ChatGPT op het werk.

4. Vertrouwelijkheid

Kunnen er bedrijfsgeheimen in terechtkomen? Zo ja, dan moet de vertrouwelijkheid contractueel zijn toegezegd — anders brengt u de beschermingsstatus onder de Wet bescherming bedrijfsgeheimen in gevaar, die verlangt dat u redelijke maatregelen hebt genomen om de informatie geheim te houden. Ga daarnaast na of klantcontracten u verbieden gegevens zonder toestemming aan derden te verstrekken. Die clausule staat in meer contracten dan de meeste bedrijven vermoeden. Achtergrond: bedrijfsgeheimen en AI.

5. Risicocategorie volgens de AI-verordening

Verboden praktijk, hoog risico, transparantieplicht of minimaal risico? Bepalend is het gebruiksdoel, niet de tool. Hetzelfde taalmodel kan voor tekstconcepten onproblematisch en voor het voorsorteren van sollicitaties hoogrisico zijn. De systematiek staat onder risicocategorieën indelen. Noteer categorie én onderbouwing — de onderbouwing is het bewijs.

6. Transparantieplichten

Maakt de tool inhoud die naar buiten gaat? Beelden, stemmen, video's, chatantwoorden? Regel dan vóór de vrijgave wie het label plaatst en hoe het eruitziet. Kant-en-klare labels in drie talen stellen wij gratis beschikbaar onder AI-labels. Achtergrond en grenzen van de plicht: transparantieplicht artikel 50.

7. Beheer en uitstap

Wie beheert de accounts? Wat kost het? Wat gebeurt er met de gegevens als u opzegt — en hoe komt u bij uw eigen inhoud? Het uitstapdeel wordt bijna altijd overgeslagen en valt bijna altijd een keer op.

Wie waarover beslist

Een heldere toedeling voorkomt eindeloze lussen. Een model dat het houdt in bedrijven tussen twintig en tweehonderdvijftig medewerkers:

Rol	Taak in het vrijgaveproces
Aanvrager	vult het formulier in, beschrijft doel en gegevenscategorieën
AI-verantwoordelijke	voert de toets uit, beslist, legt vast — zie AI-verantwoordelijke aanwijzen
Functionaris gegevensbescherming	wordt bij baan drie gehoord, kan bezwaar maken, beslist niet zelf
IT	toetst technische koppeling, accounts, toegangsrechten
Directie	beslist bij kosten boven een vastgestelde grens en bij een hoogrisico-indeling
Ondernemingsraad	wordt betrokken zodra de tool geschikt is om gedrag of prestaties van personeel te volgen — zie instemmingsrecht

Het aanvraagformulier — negen velden

Langer wordt het niet ingevuld. Eén pagina, gerust als formulier op het intranet.

1. Naam van de tool en aanbieder
2. Wie vraagt aan, voor welke afdeling
3. Concreet gebruiksdoel in één zin
4. Welke gegevenscategorieën gaan erin
5. Bestaat er al een vrijgegeven tool voor? Zo ja, waarom volstaat die niet
6. Maakt de tool inhoud voor het publiek
7. Kosten en contractduur
8. Aantal beoogde gebruikers
9. Gewenste startdatum

Het besluit: vier mogelijke uitkomsten

• Vrijgave — met datum, gebruikerskring en eventuele voorwaarden
• Vrijgave onder voorwaarden — bijvoorbeeld: alleen zonder persoonsgegevens, alleen in de marketing, alleen tot de volgende herbeoordeling
• Afwijzing met onderbouwing — en, waar mogelijk, met verwijzing naar een alternatief. Een afwijzing zonder alternatief veroorzaakt schaduw-AI.
• Aanhouding — met concreet wat er nog ontbreekt, en een datum

Elk besluit gaat naar het AI-register: tool, doel, categorie, onderbouwing, datum, beslisser. Afgewezen tools worden eveneens opgenomen — anders wordt dezelfde aanvraag over zes maanden opnieuw ingediend en opnieuw getoetst.

Drie gevallen zoals ze werkelijk voorkomen

Geval 1: een beeldgenerator voor de beursstand

De marketing wil motieven laten genereren. Persoonsgegevens spelen geen rol, vertrouwelijke inhoud evenmin. Baan twee, korte toets. Doorslaggevend zijn hier maar twee punten: de gebruiksrechten op de gegenereerde beelden volgens de leveranciersvoorwaarden — en het label, zodra de motieven fotorealistisch overkomen. Vrijgave onder de voorwaarde dat elk gepubliceerd motief wordt gelabeld. Doorlooptijd: een half uur.

Geval 2: een notulenassistent voor klantgesprekken

De verkoop wil gesprekken opnemen en laten samenvatten. Hier geldt baan drie, en duidelijk: persoonsgegevens, opname van gesprekken, mogelijke analyse van de gespreksvoering. Uit te zoeken zijn de verwerkersovereenkomst, de grondslag, de toestemming van de gesprekspartners voor de opname, de bewaartermijn — en de betrokkenheid van de ondernemingsraad, omdat uit zulke opnamen prestatiegegevens zijn af te leiden. Realistische doorlooptijd: twee tot vier weken. Zeg dat de aanvrager op dag één, niet op dag twintig.

Geval 3: een AI-functie die met een update verschijnt

Een al ingevoerd programma krijgt er een AI-functie bij. Het beslissende punt is niet de functie, maar de vraag: ontstaat er een nieuwe gegevensstroom naar een andere aanbieder? Blijft de verwerking bij de bestaande contractspartij en binnen het bestaande kader, dan volstaat een principebesluit met een regel in het register. Gaan er voortaan gegevens naar een vreemd model, dan is het een nieuwe tool en vraagt het de volledige toets — ook al heeft niemand iets geïnstalleerd.

Blokkeren: de weg terug

Vrijgaven zijn niet eeuwig. Toets een blokkering wanneer de aanbieder zijn voorwaarden in uw nadeel wijzigt, er een beveiligingsincident bekend wordt, de contractuele grondslag vervalt of de tool feitelijk niet meer wordt gebruikt. Dat laatste geval komt het vaakst voor en is het eenvoudigste: ongebruikte licenties kosten geld en vergroten het aanvalsoppervlak.

Een blokkering vraagt dezelfde zorgvuldigheid als een vrijgave: onderbouwing, datum, bericht aan de gebruikers en een aanwijzing waarmee zij voortaan werken.

Wat u niet nodig hebt

• Geen vrijgavevergadering met vijf personen. Eén beslisser met hoorrechten volstaat en is sneller.
• Geen extern advies per tool. Bij een hoogrisico-indeling wel, anders niet.
• Geen aparte vrijgave voor elke AI-functie in al getoetste software. Daarvoor is de verzamelvrijgave.
• Geen software voor het proces. Een formulier en een tabel dragen tot ver voorbij honderd medewerkers. Tools lossen geen procesprobleem op.

Invoering in een week

1. Dag 1: toetslijst en formulier vaststellen, banen definiëren.
2. Dag 2: rollen schriftelijk toedelen, termijn vaststellen en toezeggen.
3. Dag 3: inventarisatie afronden en alle al gebruikte tools met terugwerkende kracht door de toets sturen — met amnestie voor het verleden.
4. Dag 4: de regel opnemen in het AI-beleid.
5. Dag 5: in het team presenteren: waar staat het formulier, wie beslist, hoe lang duurt het. Die drie zinnen bepalen het succes.

Of de basis daarvoor bij u staat, laat de gratis quick-check zien.

Veelgestelde vragen

Is een vrijgaveproces voor AI-tools wettelijk voorgeschreven?

Niet uitdrukkelijk. Het is wel de meest werkbare manier om de verplichtingen van gebruiksverantwoordelijken uit de AI-verordening en de organisatorische maatregelen van artikel 32 AVG na te komen — en het is het effectiefste middel tegen schaduw-AI. In leveranciersvragenlijsten wordt er inmiddels uitdrukkelijk naar gevraagd.

Hoe lang mag een vrijgave duren?

Zeg een termijn toe en houd die. Tien werkdagen is praktisch haalbaar, vijf is beter. Duurt het langer dan drie weken, dan omzeilen medewerkers het proces en maken zij privé-accounts aan. Daarmee is het probleem verschoven, niet opgelost.

Moet elke AI-functie in bestaande software apart worden vrijgegeven?

Nee. Krijgt een al getoetste toepassing een AI-functie zonder dat er nieuwe gegevensstromen ontstaan, dan volstaat een eenmalig principebesluit met een regel in het register. Ontstaan er wel nieuwe gegevensstromen naar een andere aanbieder, dan is het een nieuwe tool.

Wie zou over vrijgaven moeten beslissen?

Eén aangewezen persoon, in de regel de AI-verantwoordelijke. De functionaris voor gegevensbescherming en de IT worden gehoord en kunnen bezwaar maken, maar beslissen niet mee. De directie beslist bij hoge kosten en bij hoogrisico-indelingen; de ondernemingsraad wordt betrokken zodra de tool geschikt is om gedrag of prestaties te volgen.

Wat doen wij met tools die al zonder vrijgave in gebruik zijn?

Met terugwerkende kracht door de toets sturen, met uitdrukkelijke amnestie voor het verleden. Zonder die toezegging wordt niets gemeld en blijft uw inventarisatie onvolledig. Vanaf een duidelijk benoemde peildatum geldt vervolgens het proces.

Hebben wij software nodig voor het vrijgaveproces?

In de meeste bedrijven niet. Een formulier van één pagina en een tabel dragen tot ver voorbij honderd medewerkers. Een tool vervangt geen heldere rolverdeling en geen toegezegde termijn — en daarop lopen processen stuk, niet op ontbrekende software.