Ein Freigabeprozess ist kein Bürokratieakt, sondern das Gegenteil davon: Er ersetzt hundert Einzelentscheidungen durch eine Regel. Und er ist das einzige wirksame Mittel gegen Schatten-KI — vorausgesetzt, er ist schneller als der Weg daran vorbei.
Viele Betriebe starten mit einer Liste erlaubter Werkzeuge. Das funktioniert etwa vier Wochen. Dann erscheint ein neues Werkzeug, das jemand für seine Arbeit braucht, es steht nicht auf der Liste, und die Person nutzt es trotzdem — weil niemand weiß, wen man fragen müsste.
Ein Prozess beantwortet drei Fragen dauerhaft: Wer fragt wen? Woran wird entschieden? Und wie lange dauert es? Fehlt eine dieser Antworten, entsteht Schatten-KI. Die dritte Antwort wird dabei am häufigsten vergessen und ist die wichtigste.
Sagen Sie eine Antwortfrist zu und halten Sie sie ein. Zehn Arbeitstage sind ein guter Wert, fünf sind besser. Wer länger als drei Wochen auf eine Antwort wartet, meldet beim nächsten Mal nichts mehr an, sondern legt sich still ein privates Konto an.
Ein Prozess ohne Frist ist in der Praxis dasselbe wie ein Verbot — mit dem Unterschied, dass Sie sich für abgesichert halten.
Eine einheitliche Vollprüfung für jedes Werkzeug erzeugt Stau. Sortieren Sie stattdessen vorab.
| Bahn | Was hineinfällt | Verfahren |
|---|---|---|
| Sammelfreigabe | KI-Funktionen in bereits geprüfter Standardsoftware, sofern keine neuen Datenflüsse entstehen — etwa Formulierungshilfe im vorhandenen Office-Paket | einmalige Grundsatzentscheidung, Eintrag im Inventar, keine Einzelanträge |
| Kurzprüfung | Werkzeuge ohne personenbezogene Daten und ohne vertrauliche Inhalte, etwa Bildgeneratoren für Illustrationen | Schritte 1, 2, 5 und 7 der Prüfliste, meist unter dreißig Minuten |
| Vollprüfung | alles mit Personenbezug, Kundendaten, Kalkulationen, Bewerbungen oder Anbindung an interne Systeme | alle sieben Schritte, Datenschutz wird angehört |
Wofür genau soll das Werkzeug eingesetzt werden, und gibt es dafür bereits ein freigegebenes? Der zweite Teil erledigt einen erheblichen Anteil der Anträge: In vielen Betrieben laufen drei Werkzeuge für dieselbe Aufgabe, weil drei Abteilungen unabhängig voneinander gesucht haben.
Welche Daten sollen hineingegeben werden? Antworten Sie nicht mit „Texte“, sondern mit Kategorien: Kundennamen, Vertragsdaten, Bewerbungsunterlagen, Preiskalkulationen, Quellcode, Gesundheitsdaten. Aus dieser Antwort ergibt sich, ob Bahn zwei oder Bahn drei greift und ob Datenschutz beteiligt werden muss.
Gibt es einen Geschäftstarif? Wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten? Wer ist Vertragspartner? Werden Eingaben zur Modellverbesserung genutzt, und lässt sich das abschalten? Wo liegen die Daten? Die Einzelheiten zur datenschutzrechtlichen Seite stehen unter ChatGPT im Unternehmen.
Können Geschäftsgeheimnisse hineingelangen? Falls ja, muss die Vertraulichkeit vertraglich zugesichert sein — sonst gefährden Sie den Schutzstatus nach § 2 Nummer 1 Buchstabe b GeschGehG. Prüfen Sie zusätzlich, ob Kundenverträge Ihnen die Weitergabe an Dritte ohne Zustimmung untersagen. Diese Klausel steht in mehr Verträgen, als die meisten Betriebe vermuten.
Verbotene Praxis, Hochrisiko, Transparenzpflicht oder minimales Risiko? Entscheidend ist der Einsatzzweck, nicht das Werkzeug. Dasselbe Sprachmodell kann für Textentwürfe unkritisch und für die Vorsortierung von Bewerbungen Hochrisiko sein. Die Systematik steht unter Risikoklassen einstufen. Notieren Sie Klasse und Begründung — die Begründung ist der Nachweis.
Erzeugt das Werkzeug Inhalte, die nach außen gehen? Bilder, Stimmen, Videos, Chatantworten? Dann klären Sie vor der Freigabe, wer die Kennzeichnung setzt und wie sie aussieht. Fertige Kennzeichen in drei Sprachen stellen wir unter KI-Kennzeichen kostenlos bereit. Hintergrund und Grenzen der Pflicht: Kennzeichnungspflicht nach Artikel 50.
Wer verwaltet die Konten? Was kostet es? Was passiert mit den Daten, wenn Sie kündigen — und wie kommen Sie an Ihre Inhalte? Der Ausstiegsteil wird fast immer übersprungen und fällt fast immer irgendwann auf.
Klare Zuordnung verhindert Endlosschleifen. Ein Modell, das in Betrieben zwischen zwanzig und zweihundertfünfzig Mitarbeitenden trägt:
| Rolle | Aufgabe im Freigabeprozess |
|---|---|
| Antragstellende Person | füllt das Formular aus, beschreibt Zweck und Datenkategorien |
| KI-Verantwortliche:r | führt die Prüfung, entscheidet, dokumentiert — siehe Rolle benennen |
| Datenschutz | wird bei Bahn drei angehört, kann widersprechen, entscheidet nicht selbst |
| IT | prüft technische Anbindung, Konten, Zugriffsrechte |
| Geschäftsführung | entscheidet bei Kosten über einer festgelegten Grenze und bei Hochrisiko-Einstufung |
| Betriebsrat | wird beteiligt, wenn das Werkzeug zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet ist — siehe Mitbestimmung |
Länger wird es nicht ausgefüllt. Eine Seite, gern als Formular im Intranet.
Feld 5. Die Frage nach dem bereits vorhandenen Werkzeug erledigt in der Praxis einen erheblichen Teil der Anträge, ohne dass eine Prüfung nötig wird — und sie spart Lizenzkosten, die sonst niemandem auffallen.
Jede Entscheidung wandert in das KI-Inventar: Werkzeug, Zweck, Klasse, Begründung, Datum, entscheidende Person. Abgelehnte Werkzeuge werden ebenfalls eingetragen — sonst wird derselbe Antrag in sechs Monaten erneut gestellt und erneut geprüft.
Das Marketing möchte Motive erzeugen lassen. Personenbezogene Daten sind nicht im Spiel, vertrauliche Inhalte auch nicht. Bahn zwei, Kurzprüfung. Entscheidend sind hier nur zwei Punkte: die Nutzungsrechte an den erzeugten Bildern nach den Anbieterbedingungen — und die Kennzeichnung, sobald die Motive fotorealistisch wirken. Freigabe unter der Auflage, dass jedes veröffentlichte Motiv gekennzeichnet wird. Bearbeitungszeit: eine halbe Stunde.
Der Vertrieb möchte Gespräche mitschneiden und zusammenfassen lassen. Hier greift Bahn drei, und zwar deutlich: personenbezogene Daten, Aufzeichnung von Gesprächen, mögliche Auswertung der Gesprächsführung. Zu klären sind Auftragsverarbeitungsvertrag, Rechtsgrundlage, Einwilligung der Gesprächspartner in die Aufzeichnung, Aufbewahrungsdauer — und die Beteiligung des Betriebsrats, weil sich aus solchen Mitschnitten Leistungsdaten ableiten lassen. Realistische Bearbeitungszeit: zwei bis vier Wochen. Sagen Sie das der beantragenden Person am ersten Tag, nicht am zwanzigsten.
Ein bereits eingeführtes Programm bekommt eine KI-Funktion dazu. Der entscheidende Punkt ist nicht die Funktion, sondern die Frage: Entsteht ein neuer Datenfluss zu einem anderen Anbieter? Bleibt die Verarbeitung beim bisherigen Vertragspartner und im bisherigen Rahmen, genügt eine Grundsatzentscheidung mit Eintrag im Inventar. Fließen Daten künftig an ein Fremdmodell, ist es ein neues Werkzeug und braucht die volle Prüfung — auch wenn niemand etwas installiert hat.
Halten Sie das Ergebnis in genau dieser Form fest. Es ist zugleich Ihr Eintrag im Inventar und Ihre Antwort im nächsten Lieferantenfragebogen.
Freigaben sind nicht ewig. Prüfen Sie eine Sperrung, wenn der Anbieter seine Bedingungen zu Ihren Lasten ändert, ein Sicherheitsvorfall bekannt wird, die vertragliche Grundlage entfällt oder das Werkzeug faktisch nicht mehr genutzt wird. Der letzte Fall ist der häufigste und der einfachste: Ungenutzte Lizenzen kosten Geld und vergrößern die Angriffsfläche.
Eine Sperrung braucht dieselbe Sorgfalt wie eine Freigabe: Begründung, Datum, Mitteilung an die Nutzenden und ein Hinweis, womit sie stattdessen arbeiten.
Ob die Grundlagen dafür bei Ihnen stehen, zeigt der kostenlose Quick-Check.
Nicht ausdrücklich. Er ist aber die praktikabelste Art, die Betreiberpflichten aus der KI-Verordnung und die organisatorischen Maßnahmen nach Artikel 32 DSGVO umzusetzen — und er ist das wirksamste Mittel gegen Schatten-KI. In Lieferantenfragebögen wird inzwischen ausdrücklich danach gefragt.
Sagen Sie eine Frist zu und halten Sie sie ein. Zehn Arbeitstage sind praxistauglich, fünf sind besser. Dauert es länger als drei Wochen, umgehen Mitarbeitende den Prozess und legen private Konten an. Damit haben Sie das Problem verschoben, nicht gelöst.
Nein. Wenn eine bereits geprüfte Anwendung eine KI-Funktion erhält und dabei keine neuen Datenflüsse entstehen, genügt eine einmalige Grundsatzentscheidung mit Eintrag im Inventar. Entstehen neue Datenflüsse zu einem anderen Anbieter, ist es ein neues Werkzeug.
Eine einzelne benannte Person, in der Regel die oder der KI-Verantwortliche. Datenschutz und IT werden angehört und können widersprechen, entscheiden aber nicht mit. Die Geschäftsführung entscheidet bei hohen Kosten und bei Hochrisiko-Einstufungen, der Betriebsrat wird bei Überwachungseignung beteiligt.
Rückwirkend durch die Prüfung schicken, mit ausdrücklicher Amnestie für die Vergangenheit. Ohne diese Zusage wird nichts gemeldet, und Ihre Bestandsaufnahme bleibt unvollständig. Ab einem klar benannten Stichtag gilt dann der Prozess.
In den meisten Betrieben nicht. Ein einseitiges Formular und eine Tabelle tragen weit über hundert Mitarbeitende hinaus. Ein Werkzeug ersetzt keine klare Zuständigkeit und keine zugesagte Frist — und daran scheitern Prozesse, nicht an fehlender Software.
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