KI in der Steuerkanzlei: was erlaubt ist — und warum die Steuererklärung sensibler ist, als sie aussieht
Steuerberaterinnen und Steuerberater stehen wörtlich in § 203 StGB — dieselbe Vorschrift, die für Ärzte gilt. Und die Akte eines ganz normalen Mandanten enthält mehr besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO, als die meisten ahnen: Das Kirchensteuermerkmal verrät die Religion, die außergewöhnlichen Belastungen die Krankengeschichte. Ein Bescheid, der zum Zusammenfassen in ein allgemeines KI-Werkzeug kopiert wird, ist deshalb kein Komfort-Thema, sondern ein Verschwiegenheits-Thema.
Von Patrick de Kathen, Gründer von KlarComply · Fachlich geprüft am
Was in der Kanzlei wirklich greift
| Was Sie tun | Was greift | Größenordnung |
|---|---|---|
| Bescheide, Schriftsätze oder Mandanten-E-Mails in einem allgemeinen KI-Werkzeug | § 203 StGB + § 57 StBerG + DSGVO | Strafrecht · Berufsrecht · bis 20 Mio. € oder 4 % |
| Diktat/Transkription über einen Cloud-Dienst | § 203 StGB + DSGVO | Strafrecht · bis 20 Mio. € oder 4 % |
| KI-Funktionen der Kanzleisoftware | Art. 28 DSGVO + § 203 Abs. 4 / § 62a StBerG | Vertragsfrage — prüfbar |
| Terminbot auf der Kanzlei-Website | Art. 50 KI-VO — Offenlegung | bis 15 Mio. € oder 3 % |
| KI-Texte und -Bilder fürs Kanzleimarketing | Art. 50 KI-VO + Berufsrecht (sachliche Werbung) | Kennzeichnung · Rüge |
| Team nutzt KI-Werkzeuge | Art. 4 KI-VO — Kompetenz | kein eigenes Bußgeld |
Für kleine und mittlere Unternehmen gilt bei der EU-KI-Verordnung (EU AI Act) der niedrigere der beiden Werte (Art. 99 Abs. 6). Bei der DSGVO gilt der höhere.
Die Steuerakte ist sensibler, als sie aussieht
Finanzdaten gelten datenschutzrechtlich als „normale“ personenbezogene Daten. Die Akte eines Mandanten bleibt dabei aber selten stehen. Drei Beispiele aus jeder zweiten Einkommensteuererklärung:
- Das Kirchensteuermerkmal verrät die Religionszugehörigkeit — eine besondere Kategorie nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO.
- Außergewöhnliche Belastungen und der Behindertenpauschbetrag erzählen die Krankengeschichte — Gesundheitsdaten.
- Gewerkschaftsbeiträge unter den Werbungskosten offenbaren die Gewerkschaftszugehörigkeit — ebenfalls Artikel 9.
Wer eine Steuererklärung oder einen Bescheid vollständig in ein KI-Werkzeug gibt, verarbeitet damit fast immer auch besondere Kategorien — mit dem strengeren Maßstab, der daran hängt. Die Vorstellung „sind ja nur Zahlen“ trägt nicht.
§ 203 StGB: dieselbe Vorschrift wie beim Arzt
Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Wirtschaftsprüfer stehen wörtlich in § 203 Absatz 1 StGB — neben Ärzten und Rechtsanwälten. Wer ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, das ihm in dieser Eigenschaft anvertraut wurde, dem drohen Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Daneben steht für Steuerberater und Steuerbevollmächtigte die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht aus § 57 des Steuerberatungsgesetzes — für Wirtschaftsprüfer § 43 der Wirtschaftsprüferordnung.
Der Satz, der den Unterschied macht
Der Tatbestand kann bereits erfüllt sein, sobald Mandantendaten auf einem Server liegen, auf den Mitarbeitende des Anbieters zugreifen können. Auf die tatsächliche Kenntnisnahme kommt es nach herrschender Auffassung nicht an: Schon die Möglichkeit dazu ist die Offenbarung. Ein Bescheid, der zum Zusammenfassen in ein allgemeines KI-Werkzeug kopiert wird, kann den Tatbestand deshalb erfüllen — auch wenn die Antwort die Kanzlei nie verlässt.
Den zulässigen Weg hat der Gesetzgeber ausdrücklich gebaut — doppelt: § 203 Absatz 3 und 4 StGB erlauben die Einbeziehung sonstiger mitwirkender Personen, und § 62a StBerG regelt die Inanspruchnahme von Dienstleistern berufsrechtlich. Beide verlangen im Kern dasselbe: Der Anbieter wird vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet (ein Auftragsverarbeitungsvertrag genügt dafür nicht — der regelt Datenschutz, nicht Straf- und Berufsrecht), der Zugriff bleibt auf das Erforderliche beschränkt, und die Auswahl erfolgt sorgfältig. Die Alternative ist die informierte Einwilligung des Mandanten — konkret benannt, nicht als Klausel im Steuerberatungsvertrag versteckt.
Die Praxisregel, die alles Übrige einfach macht
Kein Mandantenbezug im Prompt. „Erkläre die Neuregelung der Kleinunternehmerregelung in einfachen Worten“ ist unkritisch. „Fasse den beigefügten Bescheid von Herrn W. zusammen“ ist es nicht. Namen, Steuernummern, Beträge und Anlagen raus vor der Eingabe — oder ein Anbieter, der beide Verpflichtungen unterschrieben hat.
Kanzleisoftware-KI und die zwei Verträge
Die KI-Funktionen der etablierten Kanzleisoftware sind der bequemste Weg — wenn die Vertragslage stimmt. Zwei Dokumente gehören in Ihre Ablage, bevor die Funktion aktiviert wird:
- der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, mit Serverstandort und der Frage, ob Eingaben zum Training verwendet werden, und
- die Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 203 Abs. 4 StGB / § 62a StBerG. Etablierte Berufs-Anbieter halten sie bereit; ein allgemeiner KI-Anbieter ohne Berufsbezug kann sie strukturell selten leisten. Ein Anbieter, der nicht unterschreiben will, sagt Ihnen damit etwas.
Terminbot und Kanzleimarketing
Antwortet auf Ihrer Website ein Bot, muss erkennbar sein, dass eine Maschine schreibt — ein Satz genügt: „Sie schreiben mit einem automatischen Assistenten.“ Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der KI-Verordnung außerdem, KI-erzeugte oder wesentlich KI-veränderte Bilder, Audio- und Videoinhalte zu kennzeichnen; fertige Kennzeichen gibt es kostenlos bei uns. Fürs Kanzleimarketing gilt daneben das Berufsrecht: Werbung ist nur erlaubt, soweit sie in Form und Inhalt sachlich über die berufliche Tätigkeit unterrichtet (§ 57a StBerG) — eine KI, die reißerische Erfolgsversprechen textet, verträgt sich damit nicht.
Wenn Ihre Kanzlei nicht in Deutschland sitzt
DSGVO und KI-Verordnung gelten in der ganzen EU gleich. § 203 StGB und das Steuerberatungsgesetz sind deutsches Recht. Berufsgeheimnis und Berufsrecht der steuerberatenden Berufe sind in jedem Land eigen geregelt — die sichere Grundhaltung ist überall dieselbe: Mandantendaten gehören in kein Werkzeug, dessen Anbieter nicht vertraglich gebunden ist. Prüfen Sie die Rechtslage Ihres Landes, bevor Sie sich auf eine deutsche Vorschrift verlassen.
Und die Schulung?
Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet Sie seit dem 2. Februar 2025, die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden mit Maßnahmen zu fördern — seit dem Digital Omnibus eine Bemühens-, keine Ergebnispflicht, und ohne eigenes Bußgeld (Artikel 99 Absatz 4 zählt abschließend auf; Artikel 4 steht nicht darin). Warum der Nachweis trotzdem zählt: In einer Kanzlei, in der täglich Mandantendaten durch viele Hände gehen, lautet die erste Frage nach jedem Vorfall: Wusste Ihr Personal, was es tut? Ein Schulungsnachweis mit Datum beantwortet sie — gegenüber Kammer, Aufsicht und Mandant.
Ein Fahrplan, der an einem Nachmittag zu schaffen ist
- Inventar: Kanzleisoftware-KI, Diktat, Textentwürfe, Recherche-Werkzeuge, Terminbot — auch, was Mitarbeitende privat nutzen.
- Mandantendaten-Regel festschreiben: kein Mandantenbezug in allgemeine Werkzeuge; Freigabeliste führen.
- Anbieter prüfen: AVV und Verschwiegenheitsverpflichtung (§ 203 Abs. 4 StGB / § 62a StBerG) schriftlich; Trainingsnutzung abgeschaltet.
- Bot und Inhalte kennzeichnen: ein Offenlegungssatz am Bot, ein Kennzeichen an KI-Inhalten.
- Team schulen und den Nachweis ablegen — mit Datum, je Person.
Häufige Fragen
Darf ich Bescheide oder Mandantenschreiben mit ChatGPT bearbeiten?
Nicht mit Mandantenbezug in einem allgemeinen Werkzeug: Steuerberater stehen wörtlich in § 203 Abs. 1 StGB, und der Tatbestand kann nach herrschender Auffassung bereits erfüllt sein, wenn Anbieter-Personal auf die Daten zugreifen könnte. Zulässig wird es mit einem Anbieter, der eine Verschwiegenheitsverpflichtung (§ 203 Abs. 4 StGB / § 62a StBerG) und einen Auftragsverarbeitungsvertrag unterschreibt — oder ganz ohne Mandantenbezug im Prompt.
Sind Steuerdaten überhaupt „sensible Daten“ im Sinne der DSGVO?
Finanzdaten für sich genommen nicht — aber eine echte Mandantenakte enthält fast immer besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO: Das Kirchensteuermerkmal verrät die Religion, außergewöhnliche Belastungen die Gesundheit, Gewerkschaftsbeiträge die Gewerkschaftszugehörigkeit. Wer ganze Erklärungen oder Bescheide in ein Werkzeug gibt, verarbeitet damit regelmäßig auch Art.-9-Daten.
Die KI-Funktion steckt in meiner Kanzleisoftware — reicht das?
Der bequemste Weg, wenn zwei Dokumente vorliegen: der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB / § 62a StBerG. Etablierte Berufs-Anbieter halten beide bereit — fragen Sie ausdrücklich nach der zweiten, und ob Eingaben zum Training verwendet werden.
Muss mein Terminbot sich zu erkennen geben?
Ja. Artikel 50 der KI-Verordnung verlangt, dass Menschen erkennen können, wenn sie mit einer KI interagieren — ein Satz genügt: „Sie schreiben mit einem automatischen Assistenten. Für ein persönliches Gespräch rufen Sie uns an.“
Gibt es für die Schulung nach Art. 4 ein Bußgeld?
Nein — Artikel 99 Absatz 4 zählt die sanktionierten Pflichten abschließend auf, und Artikel 4 steht nicht darin; seit dem Digital Omnibus ist es zudem eine Bemühenspflicht. Der Nachweis zählt trotzdem: Nach jedem Vorfall mit Mandantendaten ist die erste Frage, ob Ihr Personal wusste, was es tut — und ein datierter Schulungsnachweis ist die einzige belastbare Antwort.
Wo steht Ihr Unternehmen?
Der kostenlose Quick-Check geht zehn Punkte durch — KI-Inventar, Schulungsstand, Transparenzpflichten, Zuständigkeiten. In zwei Minuten, ohne Anmeldung, mit ehrlichem Ergebnis und konkreten Lücken.
Quick-Check starten — kostenlos§ 203 StGB — Verletzung von Privatgeheimnissen
§ 57 StBerG — Allgemeine Berufspflichten (Verschwiegenheit)
§ 62a StBerG — Inanspruchnahme von Dienstleistungen
Artikel 9 DSGVO — besondere Kategorien personenbezogener Daten
Artikel 50 KI-VO — Transparenzpflichten
Artikel 4 KI-VO — KI-Kompetenz
Verordnung (EU) 2024/1689 — amtlicher Volltext