ChatGPT ist in den meisten Betrieben längst im Einsatz — häufig ohne Vertrag, ohne Regel und ohne Kenntnis der Geschäftsführung. Verboten ist der dienstliche Einsatz nicht. Er ist an Bedingungen geknüpft, und die lassen sich an einem Vormittag erfüllen.
Es gibt keine Norm, die den Einsatz generativer KI im Unternehmen untersagt. Was gilt, ist das allgemeine Datenschutzrecht — und das stellt drei Fragen: Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten Sie? Wer verarbeitet in wessen Auftrag? Und sind die Daten dabei angemessen geschützt?
Solange keine personenbezogenen Daten in das Werkzeug gelangen, ist die DSGVO nicht einschlägig. Das ist der Normalfall bei Formulierungshilfe, Brainstorming, Code-Erklärungen oder der Zusammenfassung öffentlich zugänglicher Texte. Sobald ein Kundenname, eine E-Mail-Adresse, ein Bewerbungsschreiben oder ein Gesprächsprotokoll hineinkommt, gilt sie vollständig.
Trennen Sie zwei Nutzungsarten und regeln Sie nur die zweite streng:
Der praktische Effekt: Achtzig Prozent der Nutzung im Büroalltag fällt in die erste Kategorie. Wer beides gleich streng behandelt, erzeugt eine Regel, die niemand befolgt.
Der häufigste Fehler ist nicht die Nutzung, sondern das Konto. Ein privat angelegtes Gratis-Konto ist für dienstliche Inhalte in aller Regel ungeeignet, und zwar aus vier Gründen gleichzeitig.
| Kriterium | Privates Gratis-Konto | Geschäftsvertrag (Team/Enterprise/API) |
|---|---|---|
| Auftragsverarbeitungsvertrag | in der Regel nicht abgeschlossen | abschließbar, teils vorformuliert beigefügt |
| Nutzung der Eingaben zur Modellverbesserung | abhängig von Einstellung, standardmäßig oft aktiv | in Geschäftstarifen üblicherweise ausgeschlossen |
| Kontrolle durch das Unternehmen | keine — das Konto gehört der Person | zentrale Verwaltung, Entzug beim Ausscheiden möglich |
| Nachweisbarkeit | keine Protokolle, keine Vertragsunterlagen | Vertrag, Konfiguration und Nutzerliste vorlegbar |
Prüfen Sie die konkreten Bedingungen Ihres Tarifs im Vertragswerk des Anbieters, nicht in einem Blogbeitrag. Anbieterbedingungen ändern sich, und sie unterscheiden sich zwischen Produktlinien desselben Hauses erheblich.
Gelangen personenbezogene Daten in ein KI-Werkzeug, verarbeitet der Anbieter diese Daten für Sie. Damit liegt regelmäßig eine Auftragsverarbeitung vor, und Artikel 28 Absatz 3 DSGVO verlangt einen Vertrag mit festgelegtem Inhalt: Gegenstand, Dauer, Art und Zweck, Datenkategorien, Weisungsbindung, Vertraulichkeit, Sicherheit, Unterauftragsverarbeiter, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Löschung nach Vertragsende und Nachweispflichten.
Die meisten großen Anbieter stellen ein entsprechendes Vertragsdokument bereit, das im Kontobereich abgeschlossen oder heruntergeladen wird. Zwei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen:
Fließen Daten in die USA oder ein anderes Drittland, brauchen Sie eine Grundlage nach Kapitel V der DSGVO. In Betracht kommen ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission — für zertifizierte US-Unternehmen das EU-US Data Privacy Framework — oder Standardvertragsklauseln mit ergänzender Risikobewertung.
Der Rechtsrahmen hier ist in Bewegung; frühere Beschlüsse wurden vom Europäischen Gerichtshof aufgehoben. Halten Sie deshalb fest, auf welcher Grundlage Sie sich stützen und wann Sie das zuletzt geprüft haben. Genau danach wird gefragt.
Artikel 32 verlangt technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Das klingt abstrakt, ist im KI-Kontext aber sehr konkret. Zu den organisatorischen Maßnahmen zählt maßgeblich, dass Mitarbeitende wissen, welche Daten sie eingeben dürfen.
Damit hängt die Schulungsfrage nicht nur an der KI-Verordnung. Artikel 4 KI-VO ist nicht bußgeldbewehrt — warum das so ist, steht hier. Artikel 32 DSGVO ist es sehr wohl: Verstöße fallen unter Artikel 83 Absatz 4 DSGVO. Wer nach dem realen Risiko fragt, findet es an dieser Stelle, nicht bei der KI-Verordnung.
Praktisch verlangt Artikel 32 im KI-Umfeld:
Eine Verarbeitung braucht eine Grundlage nach Artikel 6 DSGVO. Im KI-Alltag kommen drei in Betracht.
| Fall | Grundlage | Hinweis |
|---|---|---|
| Vertragsbezogene Korrespondenz mit Kunden aufbereiten | Art. 6 Abs. 1 lit. b — Vertragserfüllung | Nur soweit die KI-Nutzung für die Erfüllung erforderlich ist; oft eher lit. f |
| Interne Auswertungen, Textentwürfe mit Kundenbezug | Art. 6 Abs. 1 lit. f — berechtigtes Interesse | Abwägung dokumentieren, drei Sätze genügen meist |
| Beschäftigtendaten | umstritten | siehe Kasten |
Für Beschäftigtendaten wurde traditionell § 26 BDSG herangezogen. Der Europäische Gerichtshof hat 2023 entschieden, dass eine dem § 26 Absatz 1 Satz 1 BDSG entsprechende Landesnorm keine eigenständige Rechtsgrundlage neben Artikel 6 DSGVO schafft, wenn sie nicht über die Verordnung hinausgeht. Seither ist die Tragfähigkeit der Vorschrift in der Fachliteratur umstritten, und ein Beschäftigtendatengesetz ist wiederholt angekündigt, aber nicht in Kraft.
Konsequenz für die Praxis: Stützen Sie sich bei Beschäftigtendaten nicht allein auf § 26 BDSG, sondern prüfen Sie zusätzlich Artikel 6 Absatz 1 DSGVO — und lassen Sie KI-gestützte Bewertung von Beschäftigten anwaltlich prüfen, bevor Sie sie einführen. Solche Systeme können zudem in den Hochrisiko-Bereich fallen, siehe Risikoklassen einstufen.
Nutzen Sie ein KI-Werkzeug für personenbezogene Daten, gehört diese Verarbeitung nach Artikel 30 DSGVO in Ihr Verzeichnis — als eigener Eintrag oder als Ergänzung der bestehenden Tätigkeit, in deren Rahmen die KI eingesetzt wird. Letzteres ist meist sauberer, weil der Zweck derselbe bleibt.
Eine Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO ist nicht automatisch nötig, nur weil KI im Spiel ist. Sie wird erforderlich, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko birgt — etwa bei systematischer Bewertung von Personen, bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Kategorien oder bei systematischer Überwachung. Für Textformulierung mit gelegentlichem Kundennamen ist sie es in aller Regel nicht.
Prüfen Sie zusätzlich die Liste Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde: Die deutschen Behörden führen nach Artikel 35 Absatz 4 DSGVO Listen von Verarbeitungen, für die eine Folgenabschätzung stets durchzuführen ist.
Auskunft, Berichtigung und Löschung müssen Sie erfüllen können — auch für Daten, die in ein KI-Werkzeug gelangt sind. Klären Sie deshalb vor der Freigabe: Lassen sich Chatverläufe gezielt löschen? Gibt es eine Aufbewahrungsfrist? Ist eine Aufbewahrung abschaltbar? Diese drei Antworten gehören in das KI-Inventar.
Datenschutz ist nur die eine Hälfte. Die andere betrifft Kalkulationen, Rezepturen, Angebotsstrategien und Quellcode. Werden solche Inhalte in ein Werkzeug ohne Vertraulichkeitszusage eingegeben, kann der Schutzstatus als Geschäftsgeheimnis entfallen, weil § 2 Nummer 1 Buchstabe b GeschGehG „den Umständen nach angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen“ verlangt. Der Zusammenhang ist im Detail unter Geschäftsgeheimnisse und KI-Tools erklärt.
Ein Absatz in der KI-Richtlinie deckt den datenschutzrechtlichen Teil ab, wenn er konkret ist. Abstrakte Formulierungen wie „keine sensiblen Daten“ werden nicht befolgt, weil niemand weiß, was gemeint ist.
„In freigegebene KI-Werkzeuge dürfen keine Kundennamen, Adressen, Vertragsnummern, Bewerbungsunterlagen, Gesundheitsdaten, Preiskalkulationen und keine Unterlagen Dritter eingegeben werden, die unter Vertraulichkeit stehen. Wer Inhalte mit solchen Angaben bearbeiten möchte, ersetzt die Angaben vorher durch Platzhalter. Im Zweifel fragen Sie [Rolle]. Wer versehentlich etwas eingegeben hat, meldet dies unverzüglich an [Rolle]; die Selbstmeldung bleibt folgenlos.“
Der Platzhalter-Hinweis ist der wirksamste Satz darin. Er verbietet nicht die Arbeit, sondern zeigt den erlaubten Weg — und wird deshalb befolgt.
Wie weit Sie damit sind, zeigt der kostenlose Quick-Check in zwei Minuten.
Ja, unter Bedingungen. Ohne personenbezogene Daten ist die DSGVO nicht einschlägig. Sobald personenbezogene Daten eingegeben werden, brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6, regelmäßig einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28, angemessene Maßnahmen nach Artikel 32 und eine Grundlage für einen etwaigen Drittlandtransfer.
Für dienstliche Inhalte in aller Regel nicht. Es fehlt der Auftragsverarbeitungsvertrag, die Eingaben können zur Modellverbesserung genutzt werden, das Unternehmen hat keine Kontrolle über das Konto und kann nichts nachweisen. Für rein private Nutzung ohne Unternehmensbezug ist das unerheblich.
Sobald personenbezogene Daten in das Werkzeug gelangen, ja. Artikel 28 Absatz 3 DSGVO legt fest, was darin stehen muss. Die großen Anbieter stellen ein entsprechendes Dokument bereit; prüfen Sie, welche Konzerngesellschaft Ihr Vertragspartner ist und ob die Liste der Unterauftragsverarbeiter einsehbar ist.
Nicht allein deshalb, weil KI eingesetzt wird. Erforderlich wird sie nach Artikel 35 DSGVO bei voraussichtlich hohem Risiko, etwa bei systematischer Bewertung von Personen oder umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien. Prüfen Sie zusätzlich die Liste Ihrer Aufsichtsbehörde nach Artikel 35 Absatz 4.
Nur wenn Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitungsvertrag und Schutzmaßnahmen stehen — und die interne Regel es zulässt. Praktikabler ist die Platzhalter-Lösung: Namen, Adressen und Vertragsnummern vor der Eingabe ersetzen. Damit entfällt die datenschutzrechtliche Frage weitgehend.
Hier ist die Rechtslage unsicher. § 26 BDSG wurde durch die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs in Frage gestellt, ein Beschäftigtendatengesetz ist nicht in Kraft. Stützen Sie sich nicht allein auf diese Norm und lassen Sie KI-gestützte Bewertung von Beschäftigten vorab anwaltlich prüfen — solche Systeme können zudem als Hochrisiko-KI einzustufen sein.
Das Schlagwort KI ist keine Pflichtangabe. Anzugeben sind nach Artikel 13 und 14 DSGVO Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und gegebenenfalls Drittlandtransfers. Ein Anbieter, an den personenbezogene Daten fließen, ist ein Empfänger und gehört dort genannt.
Der kostenlose Quick-Check geht zehn Punkte durch — KI-Inventar, Schulungsstand, Transparenzpflichten, Zuständigkeiten. In zwei Minuten, ohne Anmeldung, mit ehrlichem Ergebnis und konkreten Lücken.
Quick-Check starten — kostenlos